Юридический портал о недвижимости

Юридический портал о недвижимости

» » Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом? Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом

Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом? Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом

РАСПОРЯЖЕНИЕ

О НАЗНАЧЕНИИ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВ

И ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ

ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ

ХАБАРОВСКА

В целях обеспечения контроля за состоянием и сохранностью документов, организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая документы по личному составу

1. Назначить ответственных: за делопроизводство заведующую секретариатом администрации города Бесхлебную Н.П., за архив — главного специалиста секретариата Охрименко Т.М.

2. Вменить в обязанность Бесхлебной Н.П. контроль за правильностью оформления организационно-распорядительных документов, ведения дел в соответствии с номенклатурой дел.

Охрименко Т.М. ежегодно, до 25 декабря, представлять на утверждение управделами администрации города сводную номенклатуру дел.

3. Создать постоянно действующую центральную экспертную комиссию администрации города в составе:

председатель В.В.Шевцова;

заместитель председателя В.Н.Чуенко

Н.П.Бесхлебная О.Г.Турсукова

Т.В.Кулешова В.Д.Шабаев

Л.И.Люсая Т.М.Охрименко

М.И.Тищенко

4. Утвердить прилагаемое положение о постоянно действующей центральной экспертной комиссии администрации города (ЦЭК).

5. Членам ЦЭК в своей работе руководствоваться Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами архивного отдела администрации Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями главы администрации города, нормативно-методическими документами Росархива и госархива Хабаровского края.

6. Центральной экспертной комиссии ежегодно после завершения производственного года проводить экспертизу ценности документов и дел. По результатам экспертизы составлять описи на дела постоянного хранения и по личному составу.

7. Контроль за исполнением распоряжения возложить на управделами Шевцову В.В.

Глава администрации города

П.Д.Филиппов

Приложение

к распоряжению

главы администрации

города Хабаровска

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЦЕНТРАЛЬНОЙ

ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую документацию, образующуюся в процессе деятельности администрации города.

1.2. Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом при управлении делами администрации города. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения управделами администрации города. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с архивным отделом администрации края.

1.3. В своей работе ЦЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами краевой и городской администрации, нормативно-методическими документами Росархива, архивного отдела администрации края, госархива края, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением о ЦЭК.

1.4. ЦЭК возглавляется управделами администрации города, ее секретарем, как правило, является заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив или делопроизводство.

Персональный состав ЦЭК назначается распоряжением главы администрации города из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы, представителя системы Росархива.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

1.5. На основе настоящего положения структурные подразделения разрабатывают индивидуальное положение о своей ЭК, которое после согласования с соответствующим учреждением системы Росархива утверждается и вводится в действие распоряжением главы администрации города.

2. Основные задачи ЦЭК

Основными задачами ЦЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе и документов по личному составу.

3. Основные функции ЦЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЦЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам администрации города:

по выявлению владельцев личных архивов в администрации, по возможной передаче их дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда РФ;

по выявлению и возврату в Россию документов по истории России, которые по различным причинам оказались за пределами России;

по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории администрации города.

3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.4.1. На утверждение ЭПМК архивного отдела администрации края, а затем на утверждение управделами администрации города:

— описи дел постоянного хранения управленческой документации;

— акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне, документов до 1945 года включительно.

На согласование с ЭПМК архивного отдела администрации края, а затем на утверждение управделами администрации города:

— сводную номенклатуру дел администрации города;

— описи дел по личному составу;

— акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу.

3.4.3. На рассмотрение ЭПМК архивного отдела администрации края:

— предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

Приказ о назначении ответственного за архив и делопроизводство

На утверждение управделами администрации города:

— акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.4.1);

— акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

3.5. Совместно со службами архива, делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. Права ЦЭК

Центральная экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам по вопросам разработки номенклатур дел и формировании дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов.

— письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе и по личному составу;

— предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.

4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5. Организация работы ЦЭК

5.1. ЦЭК администрации города работает в тесном контакте с ЭПМК архивного отдела администрации края и государственного архива Хабаровского края, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

5.2. ЦЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.

Поступающие на рассмотрение ЦЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 дней.

5.4. Заседания ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решения принимаются простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК и руководство (в необходимых случаях по согласованию с архивным отделом краевой администрации или гос. архива Хабаровского края).

5.5. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЦЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Образец приказа о назначении ответственного за ведение книги замечаний и предложений

Общество с ограниченной ответственностью "Ключ" ПРИКАЗ 30.04.2013 N 94-к г. Минск О назначении ответственного за ведение книги замечаний и предложений

В соответствии с постановлением Совета Министров РБ от 16.03.2005 N 285 "О некоторых вопросах организации работы с книгой замечаний и предложений и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь",

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить старшего инспектора по кадрам отдела кадров Биркову В.В. ответственным за ведение книги замечаний и предложений.

2. В периоды отсутствия Бирковой В.В.

Архив города Осинники

ответственным за ведение книги замечаний и предложений назначить инспектора по кадрам отдела кадров Федорову К.А.

3. Ответственному лицу за ведение книги:

3.1. осуществлять выдачу, регистрацию, ведение и хранение книги в порядке, установленном Советом Министров Республики Беларусь;

3.2. представлять сведения о внесенных в книгу замечаниях и предложениях и результатах их рассмотрения начальнику отдела кадров Марковой М.М.

4. Отделу кадров ежемесячно до 10-го числа месяца, следующего за отчетным, представлять директору (заместителю директора) информацию о внесенных в книгу замечаниях и предложениях и результатах их рассмотрения.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Маркову М.М.

Директор Подпись И.И.Шумелкин С приказом ознакомлены: Подпись В.В.Биркова 30.04.2013 Подпись К.К.Федорова 30.04.2013 Подпись М.М.Маркова 30.04.2013

Источник страницы с документом: https://belforma.net/бланки/Приказ/Образец_приказа_о_назначении_ответственного_за_ведение_книги_замечаний_и_предложений

Обязанности ответственного за ведение делопроизводствА в подразделениях Университета

СМК РД 7.3.13-2012

Экз. № ______

Копия № _________

г. Санкт-Петербург

ПРЕДИСЛОВИЕ

1 РАЗРАБОТАНО Отделом документационного обеспечения управления и Управлением по качеству Университета

2 ВВЕДЕНО впервые

3 УТВЕРЖДЕНО Ректором Университета ____.____.2012

4 Периодичность проверки 3 года

1 Область применения. 4

3 Термины и определения. 5

4 Обозначения и сокращения. 6

5 Ответственность и полномочия. 6

6 Общие положения. 6

7 Функции ответственного за ведение делопроизводства. 7

9 Права ответственного за ведение делопроизводства. 8

10 Ответственность делопроизводителя. 9

Приложение А Уведомление о назначении ответственного за делопроизводство 10

Приложение Б Акт приема-передачи дел при смене ответственного за делопроизводство. 11

Лист согласования. 12

Лист ознакомления. 13

Лист регистрации изменений. 14

Лист учета периодических проверок. 15

1 Область применения

Настоящее Положение устанавливает права, обязанности и ответственность работников, отвечающих за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Университета.

Положениесоставлено для упорядочения делопроизводства в структурных подразделениях Университета, осуществления надлежащего учета и контроля за движением и своевременным исполнением документов, поддержания постоянного взаимодействия структурных подразделений с отделом документационного обеспечения управления и архивным отделом по вопросам формирования документов в дела, их текущего хранения, подготовки к передаче на архивное хранение дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, уничтожения дел и документов с истекшими сроками хранения.


Настоящее Положение применяется всеми структурными подразделениями Университета и входит в состав документов системы менеджмента качества.

2 Нормативные ссылки

ISO 9000:2005 Система менеджмента качества. Основные положения и словарь.

ISO 9001:2008 Система менеджмента качества. Требования.

СМК ДП 4.2.01-2012 Система менеджмента качества. Документированная процедура. Управление документацией.

СМК ДП 4.2.03-2012 Система менеджмента качества. Документированная процедура. Общие требования к построению, изложению и оформлению документации системы менеджмента качества.

СМК ДП 4.2.04-2012 Система менеджмента качества. Документированная процедура. Нормоконтроль документации системы менеджмента качества.

СМК МИ 3.01.01-2011 Система менеджмента качества. Методическая инструкция. Термины и определения в области управления качеством высшего и профессионального образования .

ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Постановление Правительства РФ от 01.01.01 г. N 477 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Приказ Росархива № 76 от 01.01.01 г. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Федеральный закон от 01.01.01 г. “Об архивном деле в Российской Федерации”.

Инструкция по ведению делопроизводства в Университете.

3 Термины и определения

В настоящем Положении применяются термины и определения в соответствии с ISO 9000:2005, СМК МИ 3.01.01 и следующие определения:

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Университете;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления , юридическим или физическим лицом , оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Университета;

вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;


документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Университете, с указанием сроков их хранения;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Университета (структурного подразделения).

4 Обозначения и сокращения

В настоящем Положении применяются следующие сокращения:

6.2. Работник, ответственный за ведение делопроизводства, подчиняется своему непосредственному руководителю.

6.3. Работник ответственный за делопроизводство в своей деятельности руководствуется: Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом Университета, документами системы менеджмента качества, положением о структурном подразделении, распоряжениями непосредственного руководителя, положением о работе с персональными данными, инструкцией по ведению делопроизводства в Университете и другими локальными нормативными актами об организации архивного дела и делопроизводства в Университете, настоящим Положением.

6.4 Работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, должен знать:

Инструкцию по ведению делопроизводства в Университете;

Правила документирования;

Ознакамливать сотрудников структурного подразделения с нормативно-методическими документами по делопроизводству и архивному делу.

9 Права ответственного за ведение делопроизводства

Работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении Университета имеет право:

Запрашивать и получать информацию и документы, необходимые для надлежащего исполнения своих обязанностей;

Получать консультативную помощь по работе с документами от сотрудников отдела ДОУ и других подразделений Университета;

Возвращать исполнителям для доработки документы, оформленные с нарушением установленных требований;

Вносить предложения по улучшению форм и методов работы с документами.

10 Ответственность делопроизводителя

Сотрудник несет ответственность за:

Невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими нормативными актами, регулирующими делопроизводство, и настоящим Положением;

Сохранность всей документации, находящейся в подразделении;

Своевременное информирование руководства подразделения о поступлении приказов и распоряжений.

11 Согласование, хранение, рассылка и изменения

11.1 Согласование настоящего Положения осуществляется с Первым проректором – Представителем руководства по качеству, начальником Службы управления персоналом, начальником отдела ДОУ, начальником УК, начальником Юридического управления, председателем Профсоюзного комитета и оформляется в Листе согласования.

11.2 Нормоконтроль настоящего Положения осуществляется в соответствии с СМК ДП 4.2.04.

11.3 Ответственность за хранение подлинника, тиражирование и рассылку учтенных рабочих экземпляров абонентам возлагается на УК.

11.4 Выдача учтенных рабочих экземпляров регистрируется согласно СМК ДП 4.2.01.

11.5 Изменения настоящего Положения должно производиться в соответствии с СМК ДП 4.2.01 и оформляться в Листе регистрации изменений.

Приложение А

(обязательное)

Уведомление о назначении ответственного за делопроизводство

Начальнику отдела ДОУ

Уведомление

__________________________________

(Наименование подразделения)

Фамилия, имя, отчество сотрудника ответственного за делопроизводство

Должность

№ аудитории

Рабочий телефон,

С возложенными обязанностями согласен:

Приложение Б

(обязательное)

Акт приема-передачи дел при смене ответственного за делопроизводство

УТВЕРЖДАЮ

___________________________________________

(должность руководителя подразделения)

_________________ _____________________

(подпись) (Ф. И.О.)

________________

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО

ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Петербургский государственный университет путей сообщения»

(ФГБОУ ВПО ПГУПС)

А К Т

____________________ № _____________________

Приема-передачи дел при смене

ответственного за делопроизводство

В соответствии с распоряжением __________________________ от ___________________

(должность руководителя)

Передал, а ______________________________________ принял

(Ф. И.О. передающего) (должность, Ф. И.О. принимающего)

в присутствии комиссии, образованной на основании данного распоряжения, в составе:

председателя комиссии _________________________________________________________

Ф. И. О., должность

членов комиссии:

1. ______________________________________________________________________

Ф. И. О., должность

2. ___________________________________________________________________________

Ф. И. О., должность

нижеперечисленные документы:

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Итого принято ________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

Состояние документов:_________________________________________________________

(общая характеристика состояния)

Передал ___________ ________________________

Принял ___________ ________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Председатель комиссии ___________ ________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Члены комиссии ___________ ________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

___________ ________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экз. – отдел ДОУ;

К адровое делопроизводство — сложный и многофункциональный процесс, который регламентируется законодательством РФ и предполагает грамотное документальное оформление. Поэтому очень важно, чтобы этим процессом занимался штатный кадровик, который обладает соответствующим опытом.

Однако бывают случаи, когда в организации нет штатного кадровика и оформлением кадровых документов занимаются бухгалтеры, секретари, офис-менеджеры.

В маленькой организации функции по оформлению кадровых документов может выполнять сам руководитель — в таком случае дополнительное документальное оформление не требуется, поскольку в соответствии с уставом организации руководитель несет ответственность за любой аспект деятельности организации.

Назначаем ответственного за ведение трудовых книжек

Если в организации есть отдел кадров или отдельный специалист, он отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. Однако часто упускается из виду важный момент — ответственность кадровика. Инспектор ГИТ сразу выявит такие недочеты в оформлении, запросив соответствующие обязательные приказы. Исходя из этого, у работодателя возникает прямая обязанность назначить ответственное лицо для дальнейшего избегания штрафов.

На основании п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей один из обязательных приказов — о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример 1).

За нарушения на этом участке инспектор вправе назначить административное взыскание . Штраф рискуют получить не только организация или руководитель, но и сам ответственный работник отдела кадров, который ведет трудовые книжки.

Назначаем ответственного за ведение воинского учета

Работодатель может быть привлечен к административной ответственности за отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета. Указанным приказом можно установить лицо, ответственное за выполнение обязательных операций по воинскому учету (пример 2).

Если в организации отсутствует ответственное лицо за ведение воинского учета граждан, в том числе бронирование граждан, пребывающих в запасе, и хранение бланков строгой отчетности, максимальный штраф может составить 50 тыс. рублей . При этом штрафуют не должностное лицо, а саму организацию.

Назначаем ответственного за обработку персональных данных

В соответствии со ст. 88 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) доступ к персональной информации работников организации могут иметь только специально уполномоченные лица. Кроме того, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон № 152-ФЗ) требует, чтобы субъект бизнеса назначил специалиста, который будет отвечать за работу с персональными данными (пример 3).

Отсутствие такого приказа приравнивается к нарушению Федерального закона № 152-ФЗ. Санкциями ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц — от 500 до 1 тыс. рублей;
  • на юридических лиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.

Назначаем ответственного за ведение табеля учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, независимо от применяемой формы оплаты труда .

Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени могут быть предусмотрены трудовым договором или, что правильнее, должностной инструкцией. Если эти функции не зафиксированы в документах, необходимо составить приказ о назначении ответственного лица (пример 4).

За нарушения при учете времени, фактически отработанного работниками, возможно административное взыскание на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

  • для должностных лиц работодателя — предупреждение или штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
  • для работодателя-ИП — штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
  • для работодателя-организации — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

Уполномоченные лица должны быть ознакомлены под роспись со всеми вышеперечисленными приказами.

Наказание кадровика за нарушение должностных обязанностей

Специалист кадровой службы является должностным лицом, так как он выполняет организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Соответственно, к нему может быть применено административное взыскание.

Суды соглашаются с предписаниями по административным штрафам инспекторов ГИТ и также признают специалистов кадровой службы должностными лицами. Соответственно, их привлекают к административной ответственности, как и руководителя организации.

Инспекторы ГИТ могут оштрафовать кадровика только за нарушение обязанностей, которые установлены его трудовым договором, должностной инструкцией, приказом. Если же обязанности не закреплены и не конкретизированы в локальном нормативном акте работодателя, наказывать работника нельзя.

Кроме того, за нарушение должностных обязанностей кадровик несет дисциплинарную ответственность в виде замечания, выговора или увольнения.

Расскажем, как, не нарушив закон о персональных данных, составить и оформить приказ о назначении сотрудника, ответственного за делопроизводство в компании. Скачайте образец и бланк такого приказа.

Скачайте полезные документы:

На кого можно составить приказ о назначении ответственного за делопроизводство

В небольших организациях объемы документопотока, как правило, небольшие. Поэтому функции делопроизводителя могут быть поручены в качестве совмещения кому-то из сотрудников. Но только желания руководителя для этого мало. В статье 60.2 Трудового кодекса сказано, что выполнять дополнительные трудовые обязанности в качестве совмещения можно поручить работнику только в том случае, когда он письменно выразит согласие на это .

Кроме того, совмещение предполагает, что дополнительные функции работник будет выполнять в течении установленного по основной работе времени. То есть, интенсивность его труда, нагрузка на работника повысится. Следовательно, работодатель должен будет доплачивать работнику, выполняющему дополнительные к основным трудовые обязанности.

Изменение условий первоначального трудового договора с сотрудником оформляют двумя приказами. Один из них - приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Этим приказом целесообразно назначить не только того, кто будет постоянно осуществлять функции делопроизводителя, но и сотрудника, который сможет заменить его в случае болезни, отпуска, командировки.

Поскольку ведение делопроизводства требует наличия специальных знаний, ответственным за эту сферу деятельности компании целесообразно назначить тех, кто работает с документами.

Как правило, ответственным за делопроизводство назначают кадровика или секретаря . Эти специалисты и так занимаются обработкой, регистрацией и хранением документов, им будет легче выполнять дополнительные функции делопроизводителя. При необходимости, если документопоток увеличится, к работе с документами могут быть привлечены сотрудники подразделений. В этом случае также нужно будет составить приказ о назначении ответственных лиц за делопроизводство по отделам и службам компании.

Как правильно сформулировать приказ о назначении нескольких ответственных лиц

Подсказки для начинающих секретарей. 6 схем делопроизводственных процессов

Какой приказ необходимо составить еще, кроме приказа о назначении ответственного за делопроизводство

Поскольку новые функции, возлагаемые на работника, должны оплачиваться дополнительно, надбавка также должно быть установлена приказом. Но это нужно сделать отдельным распоряжением.

Дело в том, что приказ о назначении ответственного за делопроизводство относится к внутренним документам по основной деятельности. Доступ к таким приказам имеют и другие сотрудники, работники иных подразделений. При этом оплата труда конкретного работника относится к персональным данным и разглашению не подлежит.

Поэтому одновременно с приказом о назначении ответственного за делопроизводство составляется второе приказ по личному составу, которым сотруднику устанавливается надбавка за совмещение.

Приказ о доплате за совмещение профессий/должностей

Сведения личного характера указаны в обоих приказах, но в приказе о назначении ответственного за делопроизводство содержится только общеизвестный факт. При том, что в приказе об установлении надбавки содержатся сведения, которые законом отнесены к персональным данным, это закрытая информация, она не должна находится в общем доступе. Нарушение этого правила чревато для работодателя крупными штрафами.

Как составить приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Поскольку унифицированной формы такого приказа федеральными нормативными актами не установлено, составить документ можно в произвольной форме. Формуляр приказа нужно утвердить как приложение к документу, которым регулируют делопроизводство в компании – .

Требования к оформлению приказов установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016. К реквизитам, которые подлежат заполнению в обязательном порядке, относятся:

  • наименование организации в соответствии с уставными документами;
  • наименование и тема приказа;
  • место и дата составления документа;
  • текст, который включает в себя констатирующую и распорядительную части;
  • подписи и должности руководителя и всех сотрудников, которые были упомянуты в приказе.

Констатирующая часть текста приказа о назначении ответственного за делопроизводство начинается словами «В целях оптимизации делопроизводства… ». Кроме того, в ней нужно привести наименование организации.

Распорядительная часть текста начинается фразой «Приказываю :». После него идут пункты, которые следует выполнить для достижения целей, указанных в преамбуле. Первым пунктом назначается сотрудник, на которого возлагаются обязанности по ведению делопроизводства и дата, с которой он будет выполнять дополнительные обязанности в порядке совмещения.

В распорядительной части можно конкретизировать те функции, которые сотрудник будет выполнять дополнительно, если для него еще не разработана новая должностная инструкция, дополненная перечнем новых обязанностей.

Кроме того, этим же приказом о назначении ответственного за делопроизводство целесообразно назначить и того сотрудника, кто будет заменять делопроизводителя в случае отсутствия. Стандартной фразой, включаемой в текст приказа является пункт о том, кто будет осуществлять контроль над выполнением данного распоряжения.


Под приказом о назначении ответственных лиц за делопроизводство руководитель и назначаемые сотрудники должны расписаться собственноручно. После этого сотрудники, упомянутые в приказе, приобретают статус «должностных лиц, ответственных за делопроизводство в организации». Это означает что с этого момента не только на руководителя, но и на них распространяется действие статьи 15.11 КоАП РФ, предусматривающей административное наказание за нарушение правил хранения документов, установленных федеральным законодательством.

Как правильно внести изменения в приказы при смене ответственного лица расскажет эксперт журнала «Справочник секретаря» в сфере делопроизводства и архивного дела.

Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем. Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу. С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.

Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.

При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.

Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным.

Можно ли обойтись без ответственного

Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.

Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.

В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.