Несомненно, в современном деловом мире нет необходимости ехать в другой регион, чтобы пообщаться с начальством или должностными лицами – достаточно выйти в интернет. Но далеко не все дела можно решить дистанционно, к примеру, провести проверку можно только лично. Поэтому командировки по-прежнему актуальны, и для их оформления закон требует написания заявлений сотрудниками. Если заявление заполнено на компьютере, нужно хотя бы собственноручно поставить дату и подпись. Из статьи вы узнаете, как заполнить документ, а также увидите образец заявления на командировку.
Наиболее незащищенные категории работников защищены законом в особом порядке – их нельзя направить в командировку по желанию работодателя и принудить к поездке под угрозой увольнения.
Отдельные категории сотрудников не могут быть направлены в командировку, пока не дадут свое письменное согласие на поездку. Если же поехать в служебную командировку они не могут, то принуждать таких работников к написанию заявления нельзя. К таким подчиненным относятся:
Такие работники должны написать заявление с указанием ФИО руководителя, направляющего их в служебную поездку, полное наименование компании и суть обращения – согласие на оформление командировочной поездки при осведомленности о возможности отказа от нее без риска быть уволенным.
Закон также запрещает работодателям в принципе оформлять командировку некоторым другим категориям сотрудников – даже если они согласны на поездку, направить их по служебным делам нельзя. К таковым относятся:
Эти подчиненные не пишут об отказе от поездки – им необходимо написать, что они знают о своем праве не соглашаться на командировку на основании статьи 259 ТК РФ.
Если сотрудник не относится к упомянутым выше группам подчиненных, то заявление на командировку им писать вообще не нужно – работодатель имеет право направить их в поездку и без их согласия. Но работники составляют другой документ – на выдачу им денег под отчет. Сюда относятся выплаты для возмещения затрат на покупку билетов, на оплату проживания и прочие нужды. Выплаты оформляются бухгалтером через расходный кассовый ордер, и для того, чтобы выдать наличные, необходимо заявление работника на получение денег.
Помимо перечисленных выше случаев, так называемое заявление на командировку требуется в следующих ситуациях:
Если требуется написание такого заявления, в его тексте необходимо упомянуть о следующих моментах:
По возвращении из поездки сотрудник обязан написать заявление, в котором просит компенсировать ему затраты, которые имели место быть в период пребывания в командировке. Если работника потратил определенное количество выданных авансом денег на свои нужды, он излагает просьбу об удержании средств из своей зарплаты.
Данное заявление должно быть завизировано главным бухгалтером и директором. Первый сообщает о своем согласии с выплатой средств в связи с отсутствием долгов за работником, а второй позволяет бухгалтеру выплатить сотруднику деньги (сумма указывается повторно, чтобы не было лишних начислений).
Перед поездкой сотрудник тоже должен просить бухгалтерию выдать ему деньги под отчет в качестве командировочного аванса.
– это необходимая составная часть успешной деятельности предприятия, так как не всегда все вопросы можно решить дистанционно. Во многих случаях требуется личное присутствие представителя предприятия для подписания договоров, передачи важной документации, проведения контроля за производственными процессами.
То есть командировка – это служебная поездка сотрудника на строго определенный срок с целью исполнения поручения руководства предприятия (ст. 166 ТК). Для этого администрация издает несколько документов, а работник пишет заявление на командировку.
Любой работник может быть отправлен в командировку, если его трудовая деятельность связана с постоянным присутствием на одном рабочем месте и осуществляется по трудовому соглашению. Если работа связана с разъездами, то они к разряду командировок не относятся и этот сотрудник в командировку не может быть направлен.
Инициатива командировки всегда исходит от руководителя предприятия. Направление в командировку, оформление всех документов производится согласно Положения № 749 «О направлении в командировку» от 13.10.2008 г.
Руководитель вправе отправить сотрудника в командировку даже без получения его согласия. Но есть отдельные категории лиц, которые могут быть направлены в служебную поездку только с их согласия (ст. 259 и ст. 264 ТК РФ).
К ним относят сотрудников:
Если они не желают ехать в командировку, директор не имеет права их вынуждать. При нарушении этой нормы закона к руководителю применяются штрафные санкции.
Кроме того, законодательством определены некоторые категории сотрудников, которых руководитель не имеет права направить в командировку. К ним относят:
Следовательно, данные категории работников вообще не пишут заявление на командировку, так как вопрос об их отправлении в командировки не должен стоять.
При желании руководства направить кого-нибудь из этого списка лиц в командировку они пишут заявление от своего имени, в котором выражают свое согласие на поездку. От остальных работников заявления не требуют.
То есть заявление не всегда входит в число обязательных документов перед отправлением в служебную поездку. Основанием отправить работника в командировку при отсутствии заявления становятся:
Оформление этих документов обязательно.
Кроме того, от сотрудника может потребоваться написание некоторых других заявлений, связанных с командировкой. Например, заявлений о выдаче аванса, о досрочном возвращении из командировки и некоторых других.
Заявление можно напечатать на компьютере или написать от руки. Но в каждом случае подписи и даты пишутся вручную. Это делает только тот сотрудник, который направляется в командировку.
Единой установленной формы для написания заявления нет. О н может быть составлен в произвольной форме, но должен отвечать некоторым условиям.
Обычно сотрудники бухгалтерии или отдела кадров предоставляют образцы таких заявлений. Многие предприятия имеют собственные бланки, разработанные по своему усмотрению. Документ обычно делится на 3 части:
Оформление содержания заявления на поездку:
Скачать бланк заявления вы можете . Образцы даны ниже.
Заявление должно быть написано за несколько дней до командировки. Важное значение при заполнении документа имеет дата. Первым днем командировки считается день убытия работника на транспорте, независимо от того, является этот транспорт личным или общественным.
Последний день командировки – это день возвращения транспорта, на котором работник возвращается по адресу своего постоянного проживания. Если последним днем становится выходной, то сотрудник выходит на работу в первый рабочий день после него. Это важно по причине того, что оплачивается в двойном размере, в том числе транспортные расходы, выпавшие на выходные.
В обязанности работника входит покупка билетов, бронирование номеров в гостинице, оформление доверенности для представления интересов работодателя. В период командировки он сохраняет все документы, подтверждающие расходы, связанные с целью выполнения задач командировки, так как после возвращения из поездки он должен доказать все затраты и ему будут возмещены все расходы, сделанные за свой счет.
Поэтому перед командировкой сотруднику нужно написать еще одно заявление – на получение денег под отчет для покрытия предполагаемых в поездке расходов. В тексте работник пишет, что обязуется предоставить после возвращения все подтверждающие документы. На его основании бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер и производит выдачу средств на руки работнику.
Заявление на командировку составляется в случаях, когда на предприятии возникает необходимость отправления работника для различных целей в служебную поездку.
Для выполнения различного рода производственных задач в некоторых случаях работнику или работникам организации необходимо покинуть свое определенное трудовым договором и должностной инструкцией место и уехать в другой населенный пункт. В таком случае говорят о служебной поездке или командировке.
Командировка позволяет решить самые разнообразные задачи:
Если режим работы сотрудника предполагает постоянное перемещение между населенными пунктами, например, работа водителя-экспедитора, то такая поездка не будет считаться командировкой.
За сотрудником, направленным в командировку, сохраняется его рабочее место и средний заработок. Кроме того, командировочные расходы подлежат возмещению в порядке, установленном ст. 166 Трудового кодекса РФ.
В организациях, как правило, разрабатывается нормативный локальный акт (Положение о служебных поездках), который также регламентирует порядок направления работника в командировку, необходимость оформления тех или иных документов, а также порядок возмещения расходов.
Направление работника в командировку всегда предполагает какую-то цель. Факт невыполнения цели предполагает неисполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей и в некоторых случаях может стать причиной применения к работнику дисциплинарных мер.
Процесс оформления командировки предполагает следующие этапы:
В соответствии со ст.ст. 8, 22 ТК РФ работодатель сам определяет, нужно ли для оформления командировки заявление, приказ и т.п. Если в организации это не установлено, никакого нарушения законодательства не будет.
В случае если заявление все-таки составляется, следует иметь в виду, что именно на основании заявления составляется и сам приказ на командировку, а это значит, что оно должно содержать фактически данные о сроке, месте и цели командировки.
Никакого установленного законом бланка для составления заявления на командировку не предусмотрено. Заявление может быть составлено от руки или на компьютере с распечаткой. Заявление должно содержать следующие данные:
После наложения руководителем организации визы «в приказ» работником бухгалтерии или иного структурного подразделения, отвечающим за оформление командировок, составляется приказ, с которым работник должен быть ознакомлен.
Ознакомление под подпись осуществляется до момента направления работника в командировку.
C заявлением на возмещение денежных средств, которые были потрачены на нужды организации, как правило, обращаются подотчетные лица, израсходовавшие больше денег, чем им было выдано. Ведь от непредвиденных трат никто не застрахован. Если расходы действительно были необходимы и подотчетник представил подтверждающие их документы, то организация должна будет выплатить ему возмещение. Образец заявления о возмещении денежных средств приведен ниже.
Напомним, что подотчетным лицом может как обычный работник, так и руководитель, а также исполнитель, с которым у компании заключен гражданско-правовой договор (Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 ). Соответственно, и заявление о возмещении личных средств может написать любой из них.
Как вы помните, деньги выдаются работнику на основании его , на котором должна стоять виза руководителя организации, либо распоряжения (приказа) руководителя (пп. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У ). Сотруднику можно выдать наличные деньги, а можно сделать безналичный перевод на его банковскую карту, в т.ч. зарплатную (Письмо Минфина России от 21.07.2017 N 09-01-07/46781 ). В последнем случае реквизиты карты должны быть указаны в заявлении подотчетника или распоряжении руководства. При перечислении средств в платежке в поле «Назначение платежа» нужно указать, что сотруднику выдан именно аванс на хозяйственные нужд (на командировочные расходы или иные цели).
Чтобы отчитаться за потраченные средства, сотрудник должен составить авансовый отчет по форме, утвержденной организацией, или унифицированной форме АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55). К отчету должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих расходы. Это могут быть товарные и кассовые чеки, квитанции, БСО. А если работник оплачивал нужды компании банковской картой, то в качестве подтверждающих документов он может предоставить квитанции, чеки или иные аналогичные документы (Письмо Минфина России от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877 ).
Авансовый отчет должен быть проверен бухгалтером и утвержден руководителем организации. После этого сумма перерасходованных средств выдается работнику по расходному кассовому ордеру, а его реквизиты указываются в авансовом отчете (
Заявление на возмещение командировочных расходов. При направлении в служебную командировку работодатель обязан сохранить за работником место работы (должность) и средний заработок, а также возместить расходы, связанные с командировкой (ст. 167 ТК РФ). Указанные гарантии в полном объеме должны быть предоставлены и работникам-совместителям (ч. 2 ст. 287 ТК РФ).
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (например, положением о служебных командировках), если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).
Работодатель, исходя из финансовых возможностей, вправе предусмотреть в локальном нормативном акте дифференцированный размер возмещения таких расходов для разных категорий работников (работников, занимающих различные должности) (Письма Роструда от 04.03.2013 N 164-6-1 и Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291).
Порядок и размеры возмещения командировочных расходов работникам федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов и федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ (ч. 2 ст. 168 ТК РФ), в частности:
Некоторые особенности порядка возмещения командировочных расходов работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, а также федеральным государственным гражданским служащим предусмотрены:
Порядок и размеры возмещения командировочных расходов работникам государственных органов субъектов РФ, территориальных фондов обязательного медицинского страхования, государственных учреждений субъектов РФ, органов местного самоуправления, а также работникам муниципальных учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (ч. 3 ст. 168 ТК РФ).
Для оплаты проезда, найма жилья и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), перед отъездом в командировку работодатель обязан выдать работнику аванс (п. 10 Положения о служебных командировках).
За дни нахождения в командировке работнику выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Выплата работнику заработной платы за это время будет противоречить положениям Трудового кодекса РФ (Письмо Роструда от 05.02.2007 N 275-6-0).
Средний заработок за период нахождения работника в командировке (включая дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути) сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (абз. 1 п. 9 Положения о служебных командировках).
Работодатель должен возместить работнику расходы на проезд (абз. 2 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, абз. 1 п. 11, п. п. 12, 22 Положения о служебных командировках):
Порядок возмещения расходов, связанных с командировкой, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).
Для оплаты таких расходов, в том числе для оплаты проезда, работодатель обязан выдать работнику аванс (см. о выдаче аванса) (п. 10 Положения о служебных командировках).
Если командированный работник потратит на проезд большую сумму, чем та, которая ему была выдана до отъезда, по окончании командировки работодатель должен будет возместить работнику перерасход на основании подтверждающих документов (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).
Работодатель обязан возместить командированному работнику расходы на наем жилого помещения (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):
Кроме того, такие расходы возмещаются в случае вынужденной остановки в пути (п. 13 Положения о служебных командировках).
Порядок возмещения расходов, связанных с командировкой, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, п. п. 13, 14, 21 Положения о служебных командировках).
Для оплаты таких расходов, в том числе для оплаты найма жилого помещения, работодатель обязан выдать работнику аванс (п. 10 Положения о служебных командировках).
Если командированный работник потратит на эти цели большую сумму, чем та, которая ему была выдана до отъезда, по окончании командировки работодатель должен будет возместить работнику перерасход на основании подтверждающих документов (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).
Иные расходы :
Данные расходы возмещаются работнику только в том случае, если они производились с разрешения или ведома работодателя (абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ).
Законом не установлено, в какой форме — письменной или устной — работодатель должен дать такое разрешение. Следовательно, он вправе решить этот вопрос по своему усмотрению.
Работник должен подтвердить расходы, произведенные им в связи с командировкой, соответствующими документами, например счетами. Такие документы прилагаются к авансовому отчету (абз. 2 п. 26 Положения о служебных командировках).
Работодатель обязан выплатить работнику суточные (абз. 3 п. 11, п. 25 Положения о служебных командировках, Письмо Минтруда России от 05.09.2013 N 14-2/3044898-4415):
Если работник направлен в командировку в местность, откуда он исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (абз. 4 п. 11 Положения о служебных командировках). Целесообразность такого возвращения определяет руководитель организации в каждом конкретном случае с учетом различных факторов — дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для отдыха (абз. 5 п. 11 Положения о служебных командировках).
Размер суточных может быть любым, но должен быть определен в коллективном договоре или локальном нормативном акте, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ.
В ___________________ суд
Истец: __________________
Адрес: __________________
Ответчик: _______________
Адрес: __________________
Исковое заявление
о взыскании заработной платы, суточных и возмещении
других расходов, связанных со служебной командировкой
(ст. 167, 168 ТК РФ)
Я, Русинов Артём Александрович, работаю на предприятии ООО «Смаак» с сентября 2016 в должности администратора. Я находился в командировке с 01.12.2016 по 01.03.2017, по обмену опытом между Администраторами, за что мне не выплачена заработная плата в размере 75000, суточные в размере 50000, другие расходы ________________ (какие, в каком размере)___________. В удовлетворении моих требований администрацией и комиссией по трудовым спорам отказано ________________(когда, какими документами подтверждается)____________. Считаю, что действия администрации неправомерны, что обосновывается следующим __________(указать причины, по которым истец считает свои требования правомерными, и какие имеются доказательства, подтверждающие его доводы: объяснения свидетелей, письменные доказательства или иные) ___________.
В соответствии со ст.ст. 391, 392, 395 ТК РФ,
Приложение:
«__»____________ 20__ г.
________________
(подпись)