Юридический портал о недвижимости

Юридический портал о недвижимости

» » Образец письменного пояснения работодателя в трудовую инспекцию. Требование объяснительной с работника. Объяснительная записка о невыполнении плана

Образец письменного пояснения работодателя в трудовую инспекцию. Требование объяснительной с работника. Объяснительная записка о невыполнении плана

Заключая трудовой договор при устройстве на работу, стороны берут на себя определенные обязательства.

В случае, когда оппоненты их не выполняют, должны применяться определенные меры.

Работодатель обязан:

  • обеспечить сотрудника условиями труда, отвечающими требованиям безопасности ведения работ и санитарно-гигиеническим условиям;
  • своевременно и в полном объеме выплачивать заработную плату в размере – не ниже минимального уровня субъекта РФ, в котором происходит деятельность;
  • предоставлять работникам еженедельный и оплачиваемый ежегодный отдых;
  • выполнять все гарантированные трудовым законодательством и другими правовыми актами в сфере труда нормы, предоставлять льготы и компенсации своим трудящимся.

Если руководитель уклоняется от выполнения своих обязательств или игнорирует нормы ТК РФ, каждый сотрудник, состоящий с предприятием в трудовых отношениях, имеет возможность обжаловать действия начальства для восстановления своих законных прав.

Кроме того, пожаловаться на неправомерные действия работодателя могут не только люди, работающие на данном производстве, но и:

  • лица, желавшие трудоустроиться при наличии в организации вакантного места, имеющие соответственную профессию и квалификацию, но им было неправомерно отказано (по расовому, национальному признаку, половой принадлежности или другим причинам);
  • бывшие труженики предприятия, считающие, что их уволили незаконно.

Приведем примеры наиболее распространенных обращений с жалобами на действия руководителя:

Пример 1

В государственную инспекцию труда Краснодарского края

350066, г. Краснодар, ул. 1-я Заречная, 17

от: Ильенкина В.И.,

проживаю: г. Краснодар,

ул. Баумана, д.5, кв. 6

Я, Ильенкин В.И, работал в ООО «Мегас» с 15. 03. 2016 года заведующим хозяйством.

В соответствии с условиями трудового договора № 27 от «15» марта 2016 года, добросовестно исполнял должностные обязанности.

«04» мая 2017 года я плохо себя чувствовал и принял лекарства, от чего мои действия были заторможенными.

Работодатель безосновательно обвинил меня в нахождении на работе в нетрезвом состоянии и не допустил к выполнению служебных обязанностей.

«05» мая 2017 года меня ознакомили с приказом об увольнении за дисциплинарное нарушение, в соответствии с п.п. б) п. 6 ст. 81 ТК РФ.

На состояние алкогольного опьянения освидетельствован я не был. Объяснительную записку у меня не взяли.

Считаю действия работодателя незаконными, нарушающими мои трудовые права.

  1. рассмотреть заявление по существу;
  2. провести проверку соблюдения трудовых прав работников в ООО «Мегас», расположенного по адресу: г. Краснодар, ул. Азовская, 5;
  3. восстановить меня на работе в прежней должности – заведующего хозяйством;
  4. сообщить мне результаты рассмотрения жалобы по вышеуказанному адресу.

Пример 2

Главному инспектору

Государственной инспекции по труду Ростовской области

344022, г. Ростов-на-Дону, ул. Нижнебульварная, д. 29

от: Шипиловой Н.В.

проживаю: г. Новошахтинск, Ростовской области,

ул. Баумана д.8, кв.11

Заявление в инспекцию труда

Я, Шипилова Надежда Владимировна, работала в ООО “Звездочка” расположенном по адресу г. Новошахтинск, Ростовская область, ул.Артема, д. 3, мастером швейного цеха с «18» сентября 2014 года, трудовой договор № 115 от 18. 09. 2014 года.

«02» апреля 2017 года я получила уведомление о том, что буду уволена по сокращению штата сотрудников.

«02» мая 2017 года меня ознакомили с приказом об увольнении по п. 2 ст. 81 ТК РФ и вручили трудовую книжку.

Положенное пособие при увольнении по сокращению мне насчитано и выплачено не было.

Работодатель нарушил мои гарантированные ст. 180 ТК РФ трудовые права:

  1. уведомление о предстоящем сокращении я должна была получить минимум за два месяца перед прекращением трудовых отношений;
  2. мне не было предложено другой вакантной должности;
  3. не выплачено выходное пособие в размере среднемесячного заработка, согласно условиям ст. 178 ТК РФ.
  1. привлечь к административной ответственности работодателя;
  2. помочь восстановить мои нарушенные права.

11 Мар

Как написать заявление в трудовую инспекцию (письменное) Как было указанно ранее, письменное заявление составляется в любом случае, поскольку ваша жалоба должна быть подтверждена документально. В таком случае, необходимо указать в жалобе всю указанную выше информацию, а также заверит это своей подписью и предоставить работникам учреждения. Скачать пустой бланк жалобы в трудовую инспекцию Скачать образец заполнения жалобы в трудовую инспекцию Сроки рассмотрения жалоб трудовой инспекцией Сроки рассмотрения жалоб трудовой инспекцией сводятся к 30 календарным дням на изучение деталей дела и проверки предоставленной информации, а также, возможно, на подтверждение ваших жалоб другими сотрудниками компании. После инспекции предоставляется 10 календарных дней на возможность воплотить в жизнь назначенные санкции.

Как написать объяснение в инспекцию труда

Важно

Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество.

Наименование вида документа – объяснительная записка – пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е.

вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.

Ответ на запрос трудовой инспекции

Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).
Пример 1 Письменное требование объяснений у работника Пример 2 Текст требования объяснений у работника о причинах отсутствия на работе и подпись Пример 3 Расчет срока для дачи письменного объяснения причин дисциплинарного проступка Допустим, рабочий по халатности повредил имущество работодателя в понедельник 01.09.2014, тому были свидетели и в тот же день был оформлен акт.

Проверка трудовой инспекции

Если вы хотите остаться анонимным, то жаловаться вовсе никуда не стоит. Важно Статья Федерального Закона регулирует это, обязывая людей подписывать собственные жалобы, указывая ФИО, адрес, а также оставляя свой контактный номер (не обязательно) и подписывая документ.

Все это, кроме номера телефона, остается в обязательном порядке. Внимание Это нужно для ответной реакции данного социального и правового института.

Внимание

Вы должны указать не только полные данные вашей компании или человека, на которого поступает жалоба, вместе с его должностью, так и свои данные в полном объеме. Что делать, если работник обратился в трудовую инспекцию? Обязательно согласуйте с ним все изменения и исправления в документах Все таблицы взяты из программы «Пакет кадровика» Волгоградской консалтинговой компании «Стратегия» с письменного разрешения правообладателя.


Шаг 1.

Голосование:

Если имеет место конфликт между сотрудниками, то грамотно составленная объяснительная может даже «перетянуть» руководство на сторону ее автора. На чье имя пишется объяснительная записка? Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации.

Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.

Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.

Ответ на предписание трудовой инспекции – образец

Например, в приказах многие не пишут, на основную работу принят работник или на работу по совместительству.У этого документа есть определенные реквизиты: номер, дата составления, кому выдано (как правило, на имя руководителя), что именно нарушено (со ссылкой на закон) и в какой срок должны устранить. Этот срок должен быть реальным. Если вам предписали исправить трудовые договоры на 100 человек, понятно, что за два дня вы это не сделаете.


Вы переделали все документы, устранили все недостатки. Об этом чудесном событии вы должны сообщить в трудовую инспекцию.

Инфо

Инспектор при желании может приехать проверить, как вы «исправились». Однако, если вы не сообщите ему о проведенной работе, он приедет точно.


Шаг 5.

Объяснительная записка

Затребование письменных объяснений Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст.

Объяснительная в трудовую инспекцию

Не отвертитесь! Трудовая инспекция может проверить любую фирму один раз в два года. Это плановая проверка. По времени она займет около месяца.

Однако инспектор по необходимости (как правило, из-за большого объема документов) может продлить этот срок в два раза.Плановые проверки могут быть комплексными – тогда компанию посетят два инспектора. Один проверит «законность» документов. Второй – по охране труда – соответствие условий работы нормам по охране труда.Еще один «подвид» таких проверок – совместная с налоговой инспекцией, Пенсионным фондом, Фондом социального страхования.

Проверка трудовой инспекции Шаг 6. Проверяем участок «Зарплата» Наиболее внимательно к проверке нужно подготовить все документы на участке «Зарплата». Инспекторы непременно проверят даты выдачи денег. По общему правилу их должно быть две с интервалом полмесяца.

Кроме того, если обнаруженные нарушения обладали признаками административного правонарушения и был составлен соответствующий протокол, неосуществление процедур по ликвидации причин, вызвавших нарушения, влечет ответственность ДЛ по ст. 19.6 КоАП РФ, а именно - штраф от 4 000 до 5 000 руб. Вместе с тем неисполнение предписания не всегда может зависеть от работодателя.

Так, работодателю не грозят санкции, если:

  • в предписании не содержатся конкретные действия, которые надлежит выполнить работодателю;
  • или они могут быть по-разному истолкованы.

В вышеуказанных случаях при обжаловании работодателем предписания инспектора труда оно может быть признано неправомерным (см. постановление Арбитражного суда Московского округа от 23.03.2016 № Ф05-2080/2016 по делу № А41-36515/2015).

Бланк документа «Образец жалобы в инспекцию труда» относится к рубрике «Жалоба». Сохраните ссылку на документ в социальных сетях или скачайте его себе на компьютер.

Государственная инспекция труда
__________________________
от __________________________
Адрес: __________________________

ЖАЛОБА

Я, _____________________, с « __ » __________ года работал в ГУП ДЕЗ района __________ г.__________ в должности заместителя директора по экслуатации жилого фонда. С «___»________ года назначен в ГУП ДЕЗ района __________ г.________ (далее - Работодатель) ответственным за аварийную службу района на период ее формирования, комплектации и подбора персонала, согласно приказу № __
«__» ___________ года между Истцом и Ответчиком заключен Трудовой договор от «___ »____________ года.
Согласно Трудовому договору за выполнение своих функциональных обязанностей по занимаемой должности Работнику устанавливается должностной оклад в размере __________________ рублей.
В соответствии со ст. 67 ТК РФ, трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
Местом работы являлся мой кабинет, находящийся по адресу ________________________, по месту расположения Аварийной службы, согласно приказу № ___.
С ___________ года меня не допускали в офис ГУП ДЕЗ района ____________, находящегося по адресу: ________________________, сотрудники ЧОП, по распоряжению и.о. главы управы _________________ и ________________, о чем составлен соответствующий акт и подано заявление в ОВД района ________. По сути, с вышеуказанной даты я не мог осуществлять свою полноценную трудовую деятельность по вине работодателя. Он мне намеренно препятствовал исполнять свои трудовые обязанности.
Несмотря на это, я работал и дежурил в соответствии с графиком дежурств Аварийной службы за ___________ года, что подтверждается учетом заявок в рукописной форме и автоматизированным отчетом ЦДС с __________ года по ___________ года
_____________ года я узнаю о том, что меня увольняют за неоднократные прогулы в период с ___________ по __________ и ___________ года. Работодатель ставил прогулы не только в официально рабочие дни, но и в официальные выходные (__, __, __ __________ года). Причем приказа о выходе на работу в эти дни нет. В некоторые дни прогулов я был на работе, что подтверждается: запиской главного инженера ГУП ДЕЗ __________, служебными записками по рабочим вопросам, актами, учетом заявок итд. Работодатель ставил прогулы даже, когда я был на официальном больничном (____________ года). Акты об отсутствии работника на рабочем месте были составлены задним числом, их копии мне выдать отказались, фотокопии актов, сделанные мною на телефон, не совпадают с актами, которые мне были предложены для ознакомления __________ года.
Работодатель потребовал от меня написать объяснительную записку о том, почему я отсутствовал в рабочее время в офисе ГУП ДЕЗ района ________ г.___________, находящемся по адрес: ________________________, хотя офис ГУП ДЕЗ не является местом моего основного рабочего места, согласно приказу № ___. Однако, объяснительная записка с приложением графика дежурств была мною представлена.
Приказ об увольнении я подписывать отказался, так как считаю свое увольнение незаконным по причинам, указанным выше. Кроме того, согласно приказу о моем увольнении, меня уволили с ______________ года, но с _____________ года я находился на больничном.
Согласно ст. 81 ТК РФ, не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем) в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске.
В соответствии со ст.394 ТК РФ:
В случае признания увольнения или перевода на другую работу незаконными работник должен быть восстановлен на прежней работе органом, рассматривающим индивидуальный трудовой спор.
Орган, рассматривающий индивидуальный трудовой спор, принимает решение о выплате работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула или разницы в заработке за все время выполнения нижеоплачиваемой работы.
В случаях увольнения без законного основания или с нарушением установленного порядка увольнения либо незаконного перевода на другую работу суд может по требованию работника вынести решение о взыскании в пользу работника денежной компенсации морального вреда, причиненного ему указанными действиями. Размер этой компенсации определяется судом.
С ___________ года в ГУП ДЕЗ района ___________, был принят сотрудник, которого представляют сотрудникам ДЕЗ, подрядных организаций, посетителям в качестве заместителя директора по эксплуатации жилого фонда. По мнению сотрудников ДЕЗа его соответствие занимаемой должности вызывает серьезные сомнения. Кроме того, я считаю, что действия руководства за последние полтора месяца ______ года ставят под угрозу эффективность работы ГУП ДЕЗ в целом: за период с __________ года по ___________ года в ГУП ДЕЗ района __________ поменялось три исполняющих обязанности директора. С ___________ года по ____________ года - и.о. была назначена ___________, главный инженер ДЕЗ. С _____________ по _____________ года (на один день) - и.о. была назначена ____________, заместитель директора по общим вопросам. С __________ года на должность главного бухгалтера был принят ____________, которого в этот же день назначили и.о. директора ГУП ДЕЗ района ___________.
В соответствии со ст. 357 ГК РФ Государственные инспекторы труда при осуществлении федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, имеют право: в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверений установленного образца посещать в целях проведения проверки организации всех организационно-правовых форм и форм собственности, запрашивать у работодателя и их представителей, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций; изымать для анализа образцы используемых или обрабатываемых материалов и веществ в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, с уведомлением об этом работодателя или его представителя и составлять соответствующий акт; предъявлять работодателям и их представителям обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, о восстановлении нарушенных прав работников, привлечении виновных в указанных нарушениях к дисциплинарной ответственности или об отстранении их от должности в установленном порядке и т.д.
Согласно ст.358 ТК РФ Государственные инспекторы труда при осуществлении федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, обязаны соблюдать законодательство Российской Федерации, права и законные интересы работодателей - физических лиц и работодателей - юридических лиц (организаций). Государственные инспекторы труда обязаны хранить охраняемую законом тайну, ставшую им известной при осуществлении ими своих полномочий, а также после оставления своей должности, считать абсолютно конфиденциальным источник всякой жалобы на недостатки или нарушения положений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, воздерживаться от сообщения работодателю сведений о заявителе, если проверка проводится в связи с его обращением, а заявитель возражает против сообщения работодателю данных об источнике жалобы.
Согласно ст.360 ТК РФ Государственные инспекторы труда в целях осуществления федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, проводят плановые и внеплановые проверки на всей территории Российской Федерации любых работодателей (организации независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, а также работодателей - физических лиц) в порядке, установленном федеральными законами с учетом особенностей, установленных настоящей статьей.

На основании изложенного и в соответствии со ст. ст. 21,67, 234,357,358,360 ТК РФ
ПРОШУ:
1. Рассмотреть мое заявление в установленном порядке.
2. Проверить законность действий руководства ГУП ДЕЗ района ____________ в период с ____________ года по настоящее время.
3. Проверить законность действий Работодателя ГУП ДЕЗ района ____________ в отношении меня.
4. Проверить соответствие занимаемой должности сотрудника, который был принят в ГУП ДЕЗ района __________ с ____________ года в качестве заместителя директора по эксплуатации жилого фонда, а также соответствие занимаемой должности _______________ в качестве и.о. директора ГУП ДЕЗ.
5. При выявлении нарушений принять меры, предусмотренные законом.

О результатах рассмотрения заявления уведомить меня в письменной форме в установленный законом месячный срок.
Ответ на данное заявление прошу выслать по месту жительства, а именно: ______________________
Приложение:
1. Копия паспорта.
2. Копия листов временной нетрудоспособности (3 шт.)
3. Копия трудовой книжки.
4. Копия приказ № ___ от ______________ года.
5. Копия служебной записки от _______________ года.
6. Копии актов о прогулах (6 шт.)
7. Копия акта от _______________ года.
8. Копия записки ________________
9. Копия графика дежурств Аварийной службы за ____________ года
10. Копии приказов о назначении рукодства ГУП ДЕЗ _________ (3 шт.)

«___»_______________ _________________

2019-09-11

Никто не застрахован от ошибок в работе. Руководитель, столкнувшись с неправильным или неграмотным выполнением служебных обязанностей сотрудником, естественно захочет получить объяснения от работника. Как правило, требуется объяснение в письменном виде. Работнику следует написать объяснительную записку, в которой следует пояснить причины возникновения ошибки в работе.

На первый взгляд, объяснительная записка кажется чем-то несущественным, но это не так. Это документ, который поможет руководству разобраться в случившемся и принять верное решение о необходимости дисциплинарного взыскания.

В зависимости от допущенной ошибки и степени тяжести ее последствий зависит вид возможного взыскания, наложение которого оформляют приказом, образец которого можно скачать по ссылке .

Для того, чтобы постараться избежать возможного наказания, работнику следует подумать над содержимым объяснительной записке, составить ее грамотно, кратко и емко описать ситуацию и постараться найти объективные причины допущенной ошибки в работе.

Ниже рассмотрим, как правильно оформить такой документ. В качестве примера предлагаем скачать образец объяснительной записки об ошибке в работе, бланк для бесплатного скачивания находится внизу статьи.

Работник должен знать, что для того, чтобы применить дисциплинарного взыскание, работодателю требуется в обязательном порядке получить от работника письменное объяснение. Поэтому работнику при возникновении ошибки в исполнении трудовых обязанностей следует успокоиться, без его объяснения работодатель не вправе наказывать сотрудника. Следует вооружиться чистым листом бумаги и ручкой и обдумать содержание документа. Можно оформить документ в электронном виде, после чего распечатать. Данный момент, как правило, не принципиален.

Как правильно написать объяснительную записку об ошибке в работе?

Текст составляется в свободной форме, но сам документ должен иметь ряд обязательных реквизитов:

  • адресат — ФИО и должность руководителя, название организации, документ обязательно должен иметь указание на то, для кого он предназначен;
  • название документа и его заголовок;
  • дата написания;
  • подпись работника;
  • текст с описанием события и объяснением случившегося.

Основное внимание следует уделить тексту. Необходимо кратко и емко описать ситуацию — какая именно ошибка в работе допущено, какие последствия эта ошибка вызвала для деятельности организации.

Текст должен быть лаконичным и кратким. Не следует превращать объяснительную записку в сочинение, это все-таки важный документ, предназначенный для руководителя организации. Излишняя информация, эмоции могут вызвать у руководства лишние вопросы, поэтому стоит писать емко и по делу.

После того, как дано описание ошибки, допущенной работником, следует написать причины этого. Нужно постараться указать объективную и уважительную причину. Но если это не возможно, не стоит сваливать вину на другого, обвинять других сотрудников, руководство это не одобрит. Лучше постараться сослаться на сложившиеся обстоятельства — большая загруженность на работе, большой и непрерывный поток клиентов, механическая ошибка из-за напряженного дня, плохое самочувствие или иная причина.

Если сотрудник признает свою вину в допущенной ошибке, обязательно нужно выразить свое раскаяние, уверить руководство, что подобной ошибки впредь допущено не будет, убедить всех, что б удут приняты все необходимые меры по недопущению подобного.

Пример объяснительной записки об ошибке в работе:

Директору ООО «Альфа»

Туполеву А.А.

от бухгалтера

Кухаркиной А.П.

Объяснительная записка

об ошибке в заполнении документов

26 августа 2015 года мною были неверно указаны цены на продукцию в товарной накладной №432 и счете-фактуре №564, они были завышены на 10%. Покупатель, увидев завышенные цены, отказался принимать товар, в связи с чем он вернулся на склад ООО «Альфа».

Возникшая ошибка вызвана повышенной загруженностью в день подготовки документа. 26 августа отсутствовала по причине болезни напарница, в связи с чем, пришлось выполнять работу за двоих. Документы были подготовлены в конце рабочего дня, когда сильная усталость вызвала невнимательность при выполнении работы.

Ошибку свою признаю. Постараюсь в будущем относиться более внимательно к работе и заполнению документов.

26.08.2015 Кухаркина А.П.

Также в качестве примера предлагаем скачать образец объяснительной по ссылке ниже.

П исьменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное - при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее - ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться. Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Трудовой кодекс РФ. Статья 193 «Порядок применения дисциплинарных взысканий»

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Но объяснительные могут составляться и по другим причинам, хотя при этом сохраняется аспект «необходимости оправдаться» (ведь в остальных случаях используются служебные и докладные записки). Например, в ходе расследования обстоятельств причинения ущерба имуществу работодателя и определения его размера по ст. 247 ТК РФ.

См. также образец требования о даче письменных объяснений в статье «Подложные документы для приема на работу »

Затребование письменных объяснений

Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование », потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что . Уведомление по смыслу имеет другой оттенок - происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо - исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.

Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.

От даты требования отсчитывается другой срок - 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

Пример 1

Письменное требование объяснений у работника

Свернуть Показать

Пример 2

Текст требования объяснений у работника о причинах отсутствия на работе и подпись

Свернуть Показать

Пример 3

Расчет срока для дачи письменного объяснения причин дисциплинарного проступка

Свернуть Показать

Допустим, рабочий по халатности повредил имущество работодателя в понедельник 01.09.2014, тому были свидетели и в тот же день был оформлен акт. 02.09.2014 рабочему предъявили требование о даче письменных объяснений. Срок начинаем отсчитывать со следующего дня:

  • 03.09.2014 - 1-й день,
  • 04.09.2014 - 2-й день (когда представление объяснительной еще будет считаться своевременным),
  • 05.09.2014 уже можно актировать факт непредоставления объяснений.

Если бы требование о даче письменных объяснений предъявили работнику в пятницу 05.09.2014, а суббота и воскресенье у него - выходные дни (т.е. в расчете 2-дневного периода не участвуют), то срок своевременного представления объяснительной записки истечет только во вторник 09.09.2014.

Чтобы добросовестный работник не запутался в расчете данного срока, лучше сразу указывать в требовании конкретную дату, до которой объяснительная записка должна быть предоставлена. Сюда можно добавить и конкретное подразделение / должностное лицо, которому она должна быть отдана (см. второй абзац текста требования из Примера 1). Адресат объяснительной записки (на чье имя она составляется, например, генеральный директор) и лицо, которому ее следует передать (например, секретарь или начальник кадровой службы), скорее всего, будут разными людьми.

Если у работника действительно были уважительные причины поведения, которое не понравилось работодателю, и в целом они люди адекватные, то бояться объяснительной записки не стоит - она встанет на защиту «обвиняемого». Тогда и ждать письменного требования от работодателя не нужно. По его устному пожеланию лучше сразу составить объяснительную записку, приложив к ней максимум доказательств своей правоты. Подойдут не только официальные документы, сгодится даже распечатка с новостного сайта о перебоях в работе ветки метро, по которой добирается до работы опоздавший. Если имеет место конфликт между сотрудниками, то грамотно составленная объяснительная может даже «перетянуть» руководство на сторону ее автора.

На чье имя пишется объяснительная записка?

Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.

Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.

Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.

От руки или на компьютере?

Закон не обязывает писать объяснительные записки от руки, их можно набирать на компьютере. Но опытные кадровики требуют от работников объяснений, написанных только собственноручно. В случае трудового спора это поможет работодателю защититься от неправомерных действий со стороны работника, который может заявить, что его «заставили» подписать уже составленный кем-то текст.

Минимально необходимый состав рукописных элементов, начертанный рукой работника на объяснительной записке, такой:

  • должность,
  • личный росчерк и
  • И.О. Фамилия.

Ограничиться лишь рукописным личным росчерком нельзя, т.к. некоторые подписи графологическая экспертиза не в состоянии однозначно идентифицировать как принадлежащие определенному лицу. А по целым словам (в должности и фамилии) это уже однозначно можно будет сделать.

Реквизиты объяснительной записки

Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.

Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка . Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа - объяснительная записка - пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.

Пример 4

«Шапка» объяснительной записки

Свернуть Показать

Пример 5

Устаревший вариант «шапки» объяснительной записки

Свернуть Показать

Обратите внимание: в Примере 5 устаревшей является строка с написанием вида документа (с маленькой буквы и точкой), а все, что выше - вполне корректно. Должность автора объяснительной записки может отступать от адресата (генерального директора, как в Примере 4), а может идти сразу на следующей строке (как в Примере 5). Предлог «от» может присутствовать или отсутствовать перед должностью автора.

За наименованием вида документа идет текст , который составляется в свободной форме. Единственные требования к нему:

  • корректность формулировок и использование по возможности официально-делового стиля изложения,
  • только точные даты, если нужно - время,
  • факты и причины сложившейся ситуации.

Обстоятельства бывают разными, и требовать от работника краткости в объяснительной некорректно. Записка может занимать несколько листов бумаги, содержать прямую речь и читаться как хороший детектив, а может состоять и из одной строки. Работодатель не вправе ограничивать сотрудника в таком «творчестве».

Никто не ждет от работника в объяснительной выводов и предложений, хотя и запретить ему включить их не получится.

Содержание объяснительной записки определяет только работник, которому нужно ее написать. Начальник не вправе диктовать текст, говорить фразы типа «это - не причина», требовать переписать и другими способами влиять на содержание документа. В некоторых организациях идут еще дальше и составляют типовые тексты объяснительных записок. Работник вправе решать, использовать ли их или писать объяснительную самостоятельно. В его интересах описать произошедшее так, как он считает правильным. Работодатель, в свою очередь, обязан ознакомиться с любыми объяснениями работника, нравятся они ему или нет.

Составление текста объяснительной записки очень часто вызывает затруднения. Повторим главное правило: события нужно изложить так, как они происходили.

Если вина работника очевидна (опоздал, нагрубил клиенту, забыл что-то сделать), то отрицать это и выдумывать какие-то оправдания бессмысленно. Придется писать так, как есть:

Пример 6

Текст объяснительной записки

Свернуть Показать

Пример 7

Текст объяснительной записки

Свернуть Показать

Поводов для опозданий или отсутствия на рабочем месте может быть много, и далеко не все они уважительны. Если работник не хочет озвучивать истинную причину своего опоздания, это его право. Здесь выручат универсальные формулировки «по семейным» или «по личным обстоятельствам» (см. Пример 8). Еще один выход - признать свою вину без описания причин (Пример 9). Однако никакого понимания и сочувствия руководства такие клише, конечно, не вызовут.

Пример 8

Текст объяснительной записки

Свернуть Показать

Пример 9

Текст объяснительной записки

Свернуть Показать

Работник может предполагать, что его «простят», потому что причина проступка уважительна, а сам он давно работает, раньше никогда такого не случалось, или по каким-то другим причинам. Тогда ему лучше написать об этом в своих объяснениях:

Пример 10

Фрагмент текста объяснительной записки